“Controlar estoque para que? Afinal, somos pequenos!”

Cláudia é nossa empreendedora deste post. Administradora e gestora de uma ótica num município do interior do estado do Rio de Janeiro. Num cenário que são colocadas as pequenas empresas atualmente torna-se fundamental a administração eficiente dos produtos do seu estoque. Algumas vantagens em se controlar seu estoque são: inibir a ocorrência de fraudes ou assegurar que haja meios de identificá-las quando ocorrem, decidir sobre quais produtos manter e quais retirar da sua linha, além de eliminar compras desnecessárias ou perder vendas por falta de mercadorias.


Com o tempo Cláudia percebe que o empreendimento que era pequeno e com poucas vendas começa a crescer e a se espalhar pelo seu bairro, onde antes as pessoas precisavam ir a outros municípios para escolher seus óculos seja por recomendação médica, seja por necessidade de ficar na moda ou mais atraente. Percebem agora que podem comprar na loja da Cláudia e por um preço parecido com as outras lojas da região. Agora os consumidores tinham mais uma opção de escolha!


Quando o leque de opções de produtos começa a aumentar, o número de fornecedores também aumenta e mais clientes passam a frequentar a loja, Cláudia percebe que no fim do mês sua retirada diminui quando compra mercadorias e elas não vendem na velocidade que esperava ou realiza compras baseadas nos incentivos momentâneos dados por seus fornecedores. Então ela conclui que comprar na hora certa e na quantidade certa cada um dos seus produtos está ligado diretamente ao seu padrão de vida!


E como tomar decisões de compra que envolvam o menor risco possível de ter mercadorias encalhadas ou faltar mercadorias e perder vendas? Cláudia sente a necessidade de trabalhar com indicadores de desempenho que vão traduzir a real situação em que o estoque da empresa se encontra e acima de tudo, unir o máximo de informações possíveis para tomar algumas decisões: como comprar na quantidade correta? quais produtos devo manter ou quais devo retirar do meu leque de opções para os clientes? Qual o estoque mínimo devo ter para não faltar mercadorias? Qual o estoque máximo devo ter para não empatar dinheiro?


A ótica da Cláudia foi fundada em 2014 por um funcionário que trabalhava para uma empresa prestadora de serviços da PETROBRAS e, como o segmento de petróleo começa a passar por dificuldades, muitos contratos foram rescindidos, nascendo assim, sua ótica.


Cláudia aproveita a realização do seu curso de Administração e decide colocar em prática a construção de um passo a passo para montar um processo de tomada de decisão na gestão de materiais de sua ótica.


Passo 01: A primeira ação realizada pela Cláudia foi o cálculo da curva ABC do seu estoque. Esse método busca o relacionamento entre o consumo do estoque, o investimento aplicado e a quantidade de itens que formam o estoque. Assim, ela pode classificar seu estoque de acordo com o grau de importância de sua linha de produtos.


· Classe A: Itens importantes e que devem ter muita atenção no estoque.

· Classe B: Itens intermediários e que devem ter atenção intermediária.

· Classe C: Itens de baixa importância e devem ter pouca atenção.


Logo pode fazer uma lista de produtos por grau de importância:

Passo 02: outro passo importante na administração de estoque que a Cláudia adotou foi o cálculo da previsão de saída para os próximos meses. Agora já tinha uma ideia de quanto poderia comprar e não empatar dinheiro com excesso de produtos no seu estoque. Utilizou as técnicas da média móvel e da média móvel ponderada.


Passo 03: após prever a demanda de mercadorias restava calcular o que chamamos de “ponto de pedido” e o estoque máximo, ou seja, o momento de realizar a reposição de mercadorias para que não se corra o risco de ocorrer faltas e o número máximo de mercadorias que deveria ter em seu estoque para não perder dinheiro enchendo o estoque de mercadorias. Itens fundamentais na boa gestão de um estoque.

Cláudia concluiu que toda vez que seu estoque atingir o número de 58 peças ela deverá fazer contato com seus fornecedores e providenciar a compra de novos produtos e que seu estoque máximo deveria ser de 80 peças, não mais que isso. Com isso, Cláudia pode perceber que estava perdendo dinheiro! a empresa identificou inicialmente que seu estoque de 312 peças era inaceitável.


O que podemos aprender com a experiência da Cláudia?


1) Administração de estoque é fundamental para qualquer negócio e não importa o tamanho;


2) Dê mais atenção a administração do seu estoque, a Cláudia teve a oportunidade de realizar um curso superior e aprender a fazer todos os cálculos para controlar melhor seu estoque, porém pequenos empreendedores dispõem de cursos online, planilhas profissionais e sistemas de gerenciamento de estoque a preços bem acessíveis. Mas tudo isso só será útil se você tiver consciência da importância de se controlar seu estoque;


3) Estoque é muito importante para ser deixado de lado. Ele pode ser a resposta para alguns meses que você não consegue realizar as retiradas que esperava.

A história da Cláudia inspirou você. Ajude outros empreendedores a se inspirarem com a sua história. Mande um e-mail para mim: leowerneck.paulo@gmail.com e conte sua experiência.


Se você quiser fazer contato com a Cláudia para um elogio, uma crítica saudável ou saber mais detalhes, é bem simples. Mande um e-mail para ela.

claudiareboucas@msn.com




Notas Técnicas

Texto escrito por Professor Leonardo Werneck com colaboração de Cláudia Raquel

Algumas referências conceituais foram retiradas do livro: FRANCISHINI, Paulino G. & GURGEL, Floriano do Amaral. Administração de Materiais e Patrimônio. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2004.

Autorizada a utilização deste material para fins pedagógicos.